เจาะลึก "บันทึกข้อความ" เขียนยังไงให้ถูกต้องและได้คะแนนเต็ม?
น้องจำคำพี่ไว้นะครับ "บันทึกข้อความ = หนังสือภายใน" นี่คือสมการแรกที่ต้องอยู่ในหัว มันคือหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือภายในจังหวัดเดียวกัน พิธีรีตองจะน้อยกว่า "หนังสือภายนอก" (ที่เป็นตราครุฑตัวใหญ่ๆ กลางหน้ากระดาษ) แต่ความสำคัญไม่แพ้กันเลย!
แบบฟอร์มของบันทึกข้อความ จะมีหัวข้อบังคับอยู่ 6 บรรทัดหลักๆ (หรือ 4 ส่วนหลัก) ดังนี้ครับ:
- 📌 ส่วนราชการ: ให้ระบุชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง และสถานที่ตั้ง (ถ้าจำเป็น) รวมทั้ง หมายเลขโทรศัพท์ (อันนี้สำคัญมาก หนังสือภายนอกเบอร์โทรอยู่ล่างสุด แต่บันทึกข้อความ เบอร์โทรอยู่บนสุดตรงนี้!)
- 📌 ที่: ลงรหัสพยัญชนะ (เช่น ตช 001/...) และเลขประจำตัวเจ้าของเรื่อง
- 📌 วันที่: ให้ลง "วันที่ เดือน (ตัวเต็ม) พ.ศ." เช่น 1 กุมภาพันธ์ 2569 (⚠️ ห้ามใส่คำว่า "พ.ศ." นำหน้าตัวเลขปี และห้ามใส่คำว่า "วันที่" นำหน้าเลขวัน ให้ใส่ตัวเลขเลย เช่น 1 กุมภาพันธ์ 2569)
- 📌 เรื่อง: ต้อง "สั้น กระชับ ได้ใจความ" อ่านปุ๊บรู้ปั๊บว่าเป็นเรื่องอะไร เช่น "ขออนุมัติเบิกจ่าย...", "รายงานผลการปฏิบัติงาน..."
- 📌 เรียน: ระบุตำแหน่งของผู้รับ (เช่น ผู้กำกับการสถานีตำรวจภูธร...) ห้ามระบุชื่อเล่น หรือชื่อจริงโดดๆ เว้นแต่จะเป็นเรื่องเฉพาะตัว
🛑 จุดที่ข้อสอบชอบหลอก: "บันทึกข้อความใช้ครุฑไหม?"
คำตอบ: ใช้ครับ! แต่เป็น "ครุฑขนาดเล็ก 1.5 ซม." วางอยู่มุมบนซ้ายสุด (จำไซส์ให้แม่นนะ 1.5 ซม. เท่านั้น!)
2. เทคนิคการเขียนเนื้อหา: สูตร "เหตุ-ผล-ขอ"
การเขียนไส้ในของบันทึกข้อความที่ดี ไม่ใช่เขียนเรียงความส่งครูภาษาไทยนะน้อง แต่มันต้องแบ่งย่อหน้าให้ชัดเจน ปกตินิยมแบ่งเป็น 2-3 ย่อหน้า ตามสูตรนี้:
- ย่อหน้าแรก (เหตุเป็นมา): บอกสาเหตุที่ต้องมีหนังสือฉบับนี้ อ้างถึงเรื่องเดิม หรือระเบียบที่เกี่ยวข้อง ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ด้วย...", "ตาม...", "เนื่องจาก..."
- ย่อหน้าที่สอง (ข้อเท็จจริง/ความเห็น): บอกรายละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้น หรือเราพิจารณาเรื่องนี้อย่างไร มีข้อดีข้อเสียยังไง
- ย่อหน้าสุดท้าย (ข้อพิจารณา/ข้อสั่งการ): เป็นการขมวดปมว่าต้องการให้ผู้รับทำอะไร ขึ้นต้นด้วยคำว่า "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ", "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ"
ตัวอย่างสถานการณ์จริง
โจทย์:
สิบตำรวจตรีสมชาย ต้องการทำเรื่อง "ขอเบิกกระดาษ A4 จำนวน 5 รีม" เพื่อใช้ในงานธุรการ โดยเขียนบันทึกข้อความเสนอสารวัตรอำนวยการ ดังนี้:
ส่วนราชการ: งานธุรการ สภ.เมือง... โทร 02-xxxx-xxxx
ที่: ตช 0015/10
วันที่: วันที่ 10 เดือน มกราคม พ.ศ. 2569
เรื่อง: กระดาษหมดแล้วครับนาย
เรียน: พี่สารวัตรโจ้
ด้วยกระดาษ A4 ของงานธุรการหมดเกลี้ยงเลยครับ พิมพ์งานไม่ได้เลย จึงอยากขอเบิกสัก 5 รีม เอามาใช้ด่วนๆ ครับ
(ลงชื่อ) ส.ต.ต.สมชาย
วิเคราะห์: สมชายเขียนผิดตรงไหนบ้าง? (ผิดกระจายครับน้อง!)
- ❌ วันที่: ผิด! ห้ามใส่คำว่า "วันที่", "เดือน", "พ.ศ." ต้องเขียนว่า "10 มกราคม 2569"
- ❌ เรื่อง: "กระดาษหมดแล้วครับนาย" เป็นภาษาพูดเกินไป ต้องแก้เป็น "ขออนุมัติเบิกวัสดุสำนักงาน (กระดาษถ่ายเอกสาร)"
- ❌ เรียน: ห้ามเรียก "พี่สารวัตรโจ้" ต้องระบุตำแหน่งทางการ คือ "สารวัตรอำนวยการ สถานีตำรวจภูธรเมือง..."
- ❌ เนื้อหา: ใช้ภาษาพูด (หมดเกลี้ยง, ด่วนๆ) ต้องปรับเป็นภาษาราชการ เช่น "ด้วยงานธุรการมีความจำเป็นต้องใช้วัสดุสำนักงาน..."
3. คำลงท้ายในบันทึกข้อความ
ในบันทึกข้อความ "ไม่มีคำลงท้าย" แบบขอแสดงความนับถือ เหมือนหนังสือภายนอกนะครับ!
- เมื่อจบย่อหน้าสุดท้าย ให้เว้นบรรทัด แล้วลงลายมือชื่อได้เลย
- พิมพ์ชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายเซ็น และพิมพ์ตำแหน่งในบรรทัดถัดไป
⚠️ ข้อยกเว้น: ถ้าน้องทำหนังสือถึงผู้ใหญ่ระดับสูงมากๆ หรือเป็นทางการกึ่งภายนอก บางครั้งอาจจะเห็นการใช้ "ขอแสดงความนับถือ" ได้บ้าง แต่น้อยมาก ในข้อสอบให้ยึดหลักว่า "หนังสือภายใน ไม่มีคำลงท้าย" ไว้ก่อนครับ
สรุปส่งท้าย: 3 คำจำแม่นก่อนสอบ
จะสอบผ่านเรื่องบันทึกข้อความ ท่อง 3 คำนี้ไว้:
- ✅ ครุฑเล็ก (1.5 ซม.): อยู่มุมซ้ายบน
- ✅ เบอร์บน: เบอร์โทรศัพท์อยู่บรรทัดเดียวกับส่วนราชการ (ข้างบนสุด)
- ✅ ไม่มีลงท้าย: จบเนื้อหาปุ๊บ เซ็นชื่อปั๊บ ไม่ต้องขอแสดงความนับถือ
